COMITÉ DE EDUCACIÓN
COOPERATIVA DE LA ASOCIACIÓN DE PROFESORES DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ R.L.

(COAPROF R.L. )


ACTIVIDAD



INSTRUCTIVO
PARA LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DE DIRECTORES,
DE VIGILANCIA Y COMITÉ DE CRÉDITO.



OBJETIVO



CAPACITAR A LOS DIRECTIVOS EN LA CONFORMACIÓN DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS EMPRESAS COOPERATIVAS



FACILITADORES



MIEMBROS DEL COMITÉ DE EDUCACIÓN DE LA COOPERATIVA DE LA ASOCIACIÓN DE PROFESORES DE LA REPÚBLICA DE PANAMÁ R. L.

INTRODUCCIÓN

Atendiendo la solicitud realizada por los miembros de la Junta de directores, Junta Vigilancia y Comité de Crédito de nuestra cooperativa, se presenta este “INSTRUCTIVO”, dirigido a Directivos y colaboradores de la Cooperativa, cuyo objetivo general esta basada en el Fortalecimiento de la Gestión Empresarial..


DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

Esta Actividad se desarrollará en conjunto con todos los cuerpos directivos y colaboradores de nuestra Cooperativa.

Esta jornada tiene una duración de dos (2) horas , y la finalidad de la misma consiste en el fortalecimiento de la gestión administrativa empresarial.

Los temas a exponer durante esta jornada son los siguientes:
Ø Estructura orgánica de las Empresas Cooperativas.
Ø Líneas de autoridad y responsabilidad.
Ø Funciones de los órganos de Gobiernos y Comités Colaboradores.
Ø Funciones y responsabilidades de los Cargos Directivos.


METODOLOGÍA A SEGUIR:

La metodología a emplear será la expositiva y dialogada, donde se desarrollará cada uno de estos temas a partir de las preguntas y respuestas de los participantes y el facilitador, con la finalidad de despejar dudas y brindar claridad a los participantes en las instrucciones impartidas.

Cada participante tendrá una guía del instructivo correspondiente a los temas a exponer.


EVALUACIÓN:

Al final de la jornada los participantes entregarán la hoja de evaluación para que el Comité de Educación pueda sacar las conclusiones sobre esta jornada de capacitación y dar recomendaciones para que nuestra empresa cooperativa pueda superar sus debilidades, aumentar sus fortalezas, aprovechar las oportunidades del medio.

TEMAS


1. CARACTERÍSTICAS DE LA EDUCACIÓN COOPERATIVA.



2. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA COOPERATIVA



3. NIVELES DE LA ESTRUCTURA



4. RELACIÓNES VERTICALES Y HORIZONTALES.



5. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RELACIONES DE TRABAJOS.



6. PERFILES DE LOS DIRECTIVOS



7. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ÓRGANOS DE GOBIERNOS Y COMITÉS COLABORADORES.



8. ROL DEL SUPLENTE.



9. PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS FUNCIONES.



10. ASPECTOS LEGALES.




1. CARACTERÍSTICAS DE LA EDUCACIÓN COOPERATIVA:

La acción cooperativa se mueve en dos planos:
ü La creación de un nuevo orden en el cual las formas de generar y distribuir riqueza sean diferentes.
ü La generación de formas de organización económica basados en relaciones de cooperación lo cual supone la creación de nuevas formas de convivencia social.
El conocimiento y la internalización de estos valores es tarea irrenunciable de la educación.

OBJETIVOS:

* Contribuir a que el movimiento cooperativo se convierta en una real alternativa de desarrollo.
* Entregar los elementos que permitan a los asociados hacer más efectiva y eficiente su participación en la toma de decisiones, en el uso de sus derechos y en el desempeño de sus obligaciones.
* Entregar los instrumentos científicos y tecnológicos que permitan lograr un aumento sustancial de los bienes y servicios que producen las cooperativas.
* Entregar a la comunidad nacional todos los principios, valores y métodos de la acción cooperativa para lograr la adopción de ellos y una actitud de amplia comprensión, colaboración y estímulo a la tarea del cooperativismo.

FUNCIONES:
> Preparar el recurso humano necesario para el cumplimiento de las metas económico-productivas de la empresa cooperativa.
> Posibilitar la puesta en marcha de relaciones efectivas de cooperación a través de la creación de valores e internalización de normas que hagan realidad la democracia interna, la distribución del poder y la toma eficiente de decisiones en la organización.


2. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA COOPERATIVA
Ø La estructura de la cooperativa pretende explicar con términos concretos y sencillos el rol, las responsabilidades y objetivos de cada nivel que conforma la organización cooperativa.
Ø Toda cooperativa debe conocer y entender la estructura sobre la cual desarrolla la organización cooperativa. Como empresa que es, requiere de una unión de personas que estén preparadas y capacitadas para desempeñar eficiente y productivamente las diferentes funciones administrativas de dirección, según sea el cargo.
Ø En la organización cooperativa existen estructura y cargo porque así lo requiere el orden administrativo, sin embargo todos son igualmente personas cooperativista con igualdad de derecho y obligaciones.

3. NIVELES DE LA ESTUCTURAS DE GOBIERNO

NIVEL DELIBERATIVO. ( La asamblea.) Se define como la reunión de todos los asociados inscritos en el libro de registro de asociado y que están en el pleno goce de sus derechos. Las asambleas constituyen la autoridad máxima de las cooperativas, que como organizaciones democráticas, aplican normas de igualdad. Los acuerdos de las Asambleas son de obligatorio cumplimiento para los cuerpos directivos y los asociados, presentes o ausentes, siempre que se hubieran adoptado de conformidad con la Ley, el estatuto y los reglamentos (artículo 36 de la Ley 17).

NIVEL DIRECTIVO: (Junta de Directores, Vigilancia, comité de Crédito)Es de carácter político. Están encargadas de administrar permanentemente la cooperativa, fijando las políticas generales, o sea estableciendo las reglas generales para su funcionamiento y cumplimiento del objeto social. Además velará por la ejecución de los planes acordados por la Asamblea.
Colaboraran con las funciones de gobierno, el comité de Educación y otros que designe la Junta de Directores.

NIVEL ADMINISTRATIVO: Es de carácter técnico. En ella participa el gerente, personal de secretaría, contadores y otros. Estos deben presentar el informe a la junta de directores cada mes y elaborar un informe anual, para ser plasmado en la memoria que será presentado en la Asamblea ordinaria.




5. LÍNEAS DE AUTORIDAD Y RELACIONES DE TRABAJO

a. La autoridad y la responsabilidad deben estar delegadas en toda la empresa para promover la eficiencia de la estructura organizacional.
b. La delegación de autoridad es necesaria siempre que un gerente tenga que confiar en otros funcionarios como ayuda a lograr un objetivo.
c. Para promover el funcionamiento efectivo de las organizaciones formales se requiere varias relaciones de autoridad.
d. Para un efectivo ordenamiento de las tareas y actividades, una empresa cooperativa define varias unidades administrativas término que corresponde al conjunto de funciones, tareas, actividades para ser desempeñado por un grupo de personas.


6. PERFIL DE LOS DIRECTIVOS

1. Capacidad de mando y firmeza en las decisiones.

2. Sinceridad y capacidad para el diálogo.
3. Confianza y seguridad en sí mismo.
4. Amplitud del campo de conciencia.
5. Espíritu de trabajo y de sacrificio.
6. Facilidad de palabras, habilidad y creatividad.
7. Ideas claras y precisas.
8. Entusiasmo y espíritu emprendedor.
9. Organización y métodos.
10. Discreción y prudencia.
11. Honradez y honestidad.
12. Preocupación por el bién social.

HABILIDADES A DESARROLLAR POR LOS DIRECTIVOS.

Ø Representar a la cooperativa.
Ø Trabajar en equipo.
Ø Aplicar normas de debate.
Ø Consultar y aplicar normas legales internas y externas.
Ø Interpretar y aplicar la doctrina cooperativa.


7. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS ÓRGANOS DE GOBIERNOS Y COMITÉS COLABORADORES.

JUNTA DE DIRECTORES

Es el órgano encargado de la administración permanente y la dirección de la cooperativa; fijará las políticas generales para el cumplimiento de los objetivos sociales y velará por la ejecución de los planes acordados por la Asamblea ajustándose a las normas que están hayan fijado.

COMPOSICIÓN Y FORMA DE ELECCIÓN:

La junta de Directores estará integrada por un número impar de directores principales no menor de cinco
Serán elegidos por la asamblea general, para un periodo de 3 años y serán renovados cada dos años en la forma que aparece en los estatutos
a. Dos (2) por Tres (3) años
b. Dos (2) por Dos (2) años.
c. Uno (1) por Un (1) año.

INTEGRANTES DE LA JUNTA DE DIRECTORES:
Esta integrada por cinco (5) miembros principales y tres (3) suplentes.
Podrán ser reelegidos por un período adicional.
Dentro de los cinco (5) días siguientes a la elección se distribuirá los cargos: Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y Vocal.
El Presidente de la Junta de Directores es el Representante Legal de la Cooperativa.


FACULTADES DE LA JUNTA DE DIRECTORES:
1. Aprobar o improbar solicitud de ingresos para nuevos asociados.
2. Decidir sobre Renuncias de los asociados.
3. Obtener fianza de fidelidad para el personal que tenga a su cuidado el manejo de fondos y
valores de la cooperativa.
4. Elaborar proyectos de presupuesto de ingresos y gastos para cada Ejercicio Social.
5. Analizar periódicamente la situación financiera de la cooperativa.
6. Establecer normas y políticas crediticias.
7. Presentar informe a la Asamblea.
8. Preparar el proyecto de resolución sobre la distribución de excedentes.
9. Proponer a la Asamblea modificaciones al estatuto.
10. Nombrar el Comité de Educación.
11. Nombramientos de Gerente, Personal técnico y de comisiones para funciones especiales,
12. Contratar préstamos para la cooperativa, previa autorización de la Asamblea.
13. Reglamentar su funcionamiento interno.
14. Comunicar al IPACOOP los cambios que ocurren en los Directivos.
15. Instalación y asignación de cargos dentro de la Junta de directores.
16. Determinar todas las políticas que sean necesarias para el desarrollo de la gestión socio-
económica.
17. Establecer el sistema de Contabilidad y determinar los Estados Financieros que se tenga
que presentar.
18. Garantizar que se mantengan los libros sociales y contables exigidos por la ley.
19. Aprobar, Programar el Presupuesto del Comité de Educación.
20. Determinar y autorizar los gastos administrativos de la cooperativa, previa autorización
de la Asamblea.
21. Recibir informes de la Gerencia, de los Comités y los organismos de control.
22. Fortalecer las Reservas y Fondos de la Empresa Cooperativa.
23. Comunicar a la Junta de vigilancia y la Gerencia los acuerdos adoptados en las
reuniones ordinarias y extraordinarias.
24. Celebrar reuniones.
25. Reglamentar los servicios de la Empresa Cooperativa.
26. Aplicar sanciones.
27. Destitución del Gerente y Personal técnico.



HERRAMIENTAS DE TRABAJO DE LA JUNTA DE DIRECTORES:

PLAN DE TRABAJO
ESTATUTO DE LA COOPERATIVA.
CRONOGRAMA DE REUNIONES.
LEYES A FINES AL NEGOCIO.
LIBRO DE REGISTRO DE ACTAS.
REGLAMENTOS INTERNOS.
INFORMES (GERENCIALES, FINANCIEROS, MOROSIDAD, OTROS)
RESOLUCIONES DE ASAMBLEA.
LEY 17 DEL 1RO DE MAYO Y SU REGLAMENTACIÓN.
NORMAS PARLAMENTARIAS.

FUNCIONES DEL PRESIDENTE DE LA JUNTA DE DIRECTORES:
Ø Actúa como Representante Legal de la Cooperativa.
Ø Puede delegar funciones o nombrar Comités de Apoyo o de colaboración.
Ø Ser canal de conocimientos (pasantías) con otras cooperativas y otras instancias privadas estables que tiene que ver con la cooperativa.
Ø El Estatuto definirá las atribuciones del Presidente.
Ø Representar a la Cooperativa.
Ø Presidir la Asamblea.
Ø Autorizar junto al Tesorero las Inversiones de los fondos aprobados por la Asamblea.
Ø Mantener informados de las cuentas bancarias.
Ø Firmar los balance y Estados Financieros.
Ø Firmar junto con el Tesorero los cheques relacionados con la actividad económica de la Cooperativa.
Ø Autorizar el uso de los fondos de la Caja menuda o chica.
Ø En la Asamblea en caso de empate, su voto servirá para desempatar.

FUNCIONES DEL SECRETARIO (A) DE LA JUNTA DE DIRECTORES:
Ø Autorizar con su firma los documentos que expida la Cooperativa.
Ø Distribuir las convocatorias de las Asambleas.
Ø Llevar los libros de Registro de Asociados.
Ø Firmar las Actas.
Ø Llevar al día los libros de actas de las Asambleas y de las Reuniones.
Ø Leer el acta anterior en cada sesión.
Ø Recibir, despachar y archivar las correspondencias.

FUNCIONES DEL TESORERO (A) DE LA JUNTA DE DIRECTORES.
Encargarse del manejo y control de las finanzas de la Cooperativa.
Tiene la obligación de capacitarse permanentemente, para mejorar las ejecuciones de sus funciones.
Custodiar los fondos y valores de la cooperativa.
Hacer desembolsos de fondos autorizados.
Recaudar ingresos y cobros de deudas.
Efectuar negocios autorizados y con el visto bueno del Presidente.
Exigir al Contador que lleve al día los registros contables y financieros.
Archivar adecuadamente los comprobantes de ingresos y egresos.
Informar periódicamente a la Junta de Directores el balance de Comprobación elaborado por el Contador.
Rendir cuenta documentada de su actuación.
Tiene su firma junto con el Presidente en las Instituciones Financieras.



JUNTA DE VIGILANCIA

Es el órgano fiscalizador de la actividad socioeconómica y contable de la Cooperativa, velando por el estricto cumplimiento de la Ley y su Reglamento, el Estatuto y las decisiones de la Asamblea. Ejercerá sus atribuciones de modo que no interfiera las funciones y actividades de los otros órganos de gobierno.

COMPOSICIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CARGOS DE LA JUNTA DE VIGILANCIA:
Estará integrada por tres Asociados principales y dos (2) suplentes, elegidos por la Asamblea, para un período de tres (3) años, y se renovará parcialmente cada año en la forma que indique el Estatuto. Los Suplentes se elegirá por un período de un (1) año.
La distribución de cargos, se hará en su reunión, donde se elegirá un presidente, un Vicepresidente un Secretario, cuyas atribuciones serán precisadas por el Estatuto.

CUALIDADES BÁSICAS DE LA JUNTA DE VIGILANCIA:
*Honestidad
* Responsabilidad.

* Seriedad.
* Observadores profundos de los objetivos.
* Capacidad de análisis para tomar decisiones.
* Conocimientos de Contabilidad.

RESPONSABILIDADES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA:
* Fiscalizar las actividades económicas y contables de la Cooperativa.
* Velar por el estricto cumplimiento de la Ley Nº 17 y sus Reglamentos, el Estatuto y las Decisiones de la Asamblea.
* Debe producir:
a. Un plan de trabajo que incluya el tipo de verificaciones y cuando deben hacerse.
b. Hacer dictámenes sobre la situación financiera de la empresa cooperativa.
c. Recomendaciones para superar deficiencias de la cooperativa.
* Debe desarrollar habilidades.
a. Examinar los procesos administrativos, libros, documentos, Estados Financieros, seguridad y eficiencia en los servicios que brinda la empresa cooperativa.

FUNCIONES O FACULTADES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA:
Velar por el cumplimiento de la Ley, Estatuto y sus Reglamentos de la Empresa Cooperativa.
Supervisar la Gestión Administrativa de la Cooperativa.
Informar por escrito a la Junta de Directores los errores y violaciones que han sido cometidos.
Sugerir la manera de corregirlos.
Supervisar que los miembros de la Junta de Directores cumplan sus atribuciones y obligaciones.
Informar por escrito a la Junta de Directores los errores y violaciones que han sido cometidos.
Sugerir la manera de corregirlos.
Examinar los libros, documentos y balances mensuales para verificar los saldos de caja de la Cooperativa, ya sea por sí misma o a través de Auditores Externos.
Informar por escrito a la Junta de Directores los errores y violaciones que han sido cometidos.
Sugerir la manera de corregirlos.
Verificar que la contabilidad se lleve con debida puntualidad y de acuerdo a la Ley.
Convocar a reuniones especiales de la Asamblea cuando a su juicio sea necesario.
Analizar los Estados financieros, económicos e Informes presentando su opinión a la Junta de Directores.
Presentar a la Asamblea un informe completo de sus actividades durante el período.

HERRAMIENTAS DE LA JUNTA DE VIGILANCIA:
+ Plan de trabajo.
+ Cronograma de reuniones.
+. Reglamento interno de la Junta de Vigilancia.
+ Libro de registro de actas.
+ Informes (gerenciales, financieros, morosidad, y otros).
+ Ley N1 17 del 1RO de mayo y su reglamentación.
+ Estatuto de la Cooperativa.
+ Leyes afines a la organización.
+ Reglamentos internos.
+ Resoluciones de Asamblea.
+ Acuerdos de la Junta de Directores.
+ Normas parlamentarias.

CONTENIDO DE LAS REUNIONES DE LA JUNTA DE VIGILANCIA:
º Agenda u orden del día.
º Acta anterior.
º Lectura de correspondencia.
º Análisis de acuerdos de la Junta de Directores.
º Análisis del cumplimiento de la ejecución presupuestaria.
º Evaluación de sus acciones de fiscalización.
º Cumplimiento de su plan de trabajo.
º Otros asuntos pendientes.

COMITÉ DE CRÉDITO
Es el organismo colaborador de la Junta de Directores, electo en Asamblea, encargado de poner en ejecución la Política de Crédito de la Cooperativa.

COMPOSICIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE CARGOS DEL COMITÉ DE CRÉDITO:
Estará integrada por tres Asociados principales y dos (2) suplentes, elegidos por la Asamblea, para un período de tres (3) años, y se renovará parcialmente cada año en la forma que indique el Estatuto. Los Suplentes se elegirá por un período de un (1) año.
La distribución de cargos, se hará en su reunión, donde se elegirá un presidente, un Vicepresidente un Secretario, cuyas atribuciones serán precisadas por el Estatuto.

PERFIL DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CRÉDITO:
* Sensibilidad social
* Integridad moral.
* Espíritu de servicio.
* Discreción.
* Conocer la realidad del medio.
* Conocer los problemas comunes de los Asociados.

CONSIDERACIONES QUE DEBEN TOMAR LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE CRÉDITO:
1. Las decisiones se deben tomar por mayoría absoluta.
2. Las deliberaciones son confidenciales.
3. Los análisis de las solicitudes de préstamos deben enmarcarse en:
- Necesidades del préstamo.
- Solvencia moral del prestatario.
- Solvencia económica.
- Garantías.
Cumplimiento con los compromisos y Reglamentos de la Cooperativa.

FUNCIONES O FACULTADES DEL COMITÉ DE CRÉDITO:
Ø Reunirse las veces que lo establezca el Estatuto o Reglamento y cuando las circunstancia lo ameriten.
Ø Estudiar todas las solicitudes de préstamos, requiriendo información exacta al uso que se le dará al dinero.
Ø Aprobar, rechazar o aplazar las solicitudes de préstamos, de acuerdo a las normas y políticas establecidas por la Junta de Directores.
Ø Tomar las precauciones necesarias para asegurar el buen uso del dinero prestado y el de fiel cumplimiento de las obligaciones asumidas por los prestatarios.
Ø De acuerdo con su experiencia recomendar modificaciones al Reglamento de Crédito.

HERRAMIENTAS DE TRABAJO DEL COMITÉ DE CRÉDITO:
- Libros de Actas.
- Reglamento de Crédito.
- Reglamento interno del Comité.

LAS ATRIBUCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CRÉDITO:
Convocar a las reuniones.
Firmar conjuntamente con el secretario, las actas de las reuniones de crédito.

LAS ATRIBUCIONES DEL VICE-PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CRÉDITO:
Reemplazar al Presidente en caso de ausencias temporales.
Ejercer todos los deberes y funciones de este.

LAS ATRIBUCIONES DEL (A) SECRETARIO (A):
Organizar y mantener al día los archivos del Comité.
Preparar los acuerdos y actas del Comité, para firmarlas en conjunto con el Presidente.

CAPACITACIÓN CONSTANTE DEL COMITÉ DE CRÉDITO:
1. Aplicación de la Política de Crédito.
2. Procedimiento para otorgar crédito.
3. Seguimiento a los créditos otorgados.



CONTENIDO DE SUS REUNIONES:
- Orden del día.
- Lectura del Acta anterior.
- Lectura de correspondencia.
- Ratificación de préstamos aprobados por el nivel operativo.
- Análisis de solicitudes de préstamos.
- Análisis de la Política de Crédito.


COMITÉ DE EDUCACIÓN

DEFINICIÓN Y COMPOSICIÓN DEL COMITÉ DE EDUCACIÓN:
Ø En toda Cooperativa funcionara un comité de Educación nombrado por la Junta de Directores.
Ø Al menos un miembro de la Junta de Directores formará parte de este comité.
Ø Su integración estará compuesta de cinco (5) miembros cuyos cargos serán:
Presidente, Vicepresidente, Secretario, Tesorero y Vocal.
Ø Los miembros permanecerán en estos cargos hasta tanto la Junta de Directores considere conveniente cambiarlos ya sea parcial o totalmente.
Ø El período para ejercer sus funciones es indefinido hasta que la propia Junta de Directores considere hacer los cambios necesarios.

RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE EDUCACIÓN:
-Estudiar, decidir dirigir y programar actividades educativas.
-Difundir el movimiento cooperativo.
-Mantener actualizado el diagnóstico de problemas y necesidades de su cooperativa, cuya solución requiere de educación y capacitación.
-Formular la política educativa de la cooperativa.

FUNCIONES DEL COMITÉ DE EDUCACIÓN:
v Asesorar a la Junta de Directores en los diversos asuntos de la educación cooperativa.
v Elaborar un plan de capacitación para asociados, directivos y empleados de la cooperativa.
v Someter a consideración de la Junta de Directores de la cooperativa el programa anual de actividades y su presupuesto.
v Organizar, dirigir, supervisar y evaluar la Educación Cooperativa.
v Utilizar en forma efectiva los fondos destinados para las actividades educativas y presentar un informe detallado a la Junta de Directores.
v Elaborar y controlar el presupuesto de ingreso y gastos de educación de acuerdo al plan de trabajo.
v Presentar a la Junta de Directores informes mensuales y anuales de las actividades desarrolladas.
v Organizar actividades recreativas, deportivas, culturales, orientadas a elevar el nivel educativo cultural de los asociados y la integración de la comunidad.
v Informar a todos los asociados sobre las diferentes actividades que se realizan en bien de la Cooperativa y asegurar la participación.
v Dar a conocer los deberes, derechos y responsabilidades de los asociados.
v Ilustrar a los asociados sobre los servicios, funcionamiento, estatutos, reglamento y otros de la cooperativa.
v Atraer nuevos asociados.

8. ROL DEL SUPLENTE
Serán elegidos por la asamblea.Los suplentes reemplazarán a los titulares en caso de ausencia temporal o definitiva que se produzca en el correspondiente Ejercicio Socioeconómico.

PROCEDIMIENTO PARA HABILITAR A LOS SUPLENTES:
Se debe tener conocimiento formal de la ausencia.
Se debe llamar al Primer suplente.
Realizar la redistribución de cargos.
Realizar los trámites para el respectivo refrendo del acta de distribución de cargos.

CAUSALES PARA LA PÉRDIDA DE LA CONDICIÓN DE DIRECTIVO :
Ausencia a la Asamblea sin causa justificada.
Retirarse de la Asamblea injustificadamente.
Ausencia o retiro injustificado a tres (3) reuniones consecutivas o a cuatro (4) alternas durante el año del período del directivo.
La morosidad calificada, en un término de sesenta (60) días.

REGULACIONES APLICADAS A DIRECTORES:
Ley 17: Artículos 44, 47, 59 y 60.
Decreto Ejecutivo Nº 137: Artículo 16, 20, 22 y 23.
En cualquier de estos casos, cada Junta o Comité tiene la obligación de llamar al suplente que corresponda, para que cubra la vacante por el resto del período.


9. PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS FUNCIONES:

La ejecución de las funciones designadas a cada uno de los órganos de gobierno están establecidas dentro del Estatuto, deben ser debidamente planificadas, ejecutadas, además de establecer un sistema de control que permita medir sus resultados.

Cada organismo de gobierno debe:
. Establecer un calendario para la celebración de sus reuniones y cumplir con el mismo.
. Elaborar un plan de trabajo.

Las reuniones deben ser efectivas, ya que son importantes para el proceso administrativo; estas deben cumplir con lo siguiente:

1. Se requiere hacer un uso adecuado del tiempo.
2. Reducción de sus costos.
3. Eficiente trabajo en equipo.

Aspectos que deben evitarse en las reuniones:
Que no inicien a la hora indicada.
Mal organizadas.
Contar con datos pocos claros.
Presentaciones ineficientes.
Falta de control.
Falta de confiabilidad.
Falta de participación e interés.
Distracciones.
Demasiadas largas.
Sin conclusiones.
Discusiones estériles.
Falta de consenso.
10. ASPECTOS LEGALES

El artículo Nº 124 de la Ley 17 del 1ro de mayo de 1997establece lo siguiente:
“Las cooperativas están obligadas a llevar los libros de registros de los asociados, de las actas, de la contabilidad y los demás que exija la Ley y su reglamento, debidamente legislados, así como a conservar su documentación y a enviar al IPACOOP,…”

Artículo Nº 125:
Los libros contables y sociales que deben llevar las cooperativas, foliados, sellados y rubricados en el IPACOOP son: Los libros contables: de inventario y balance, libro de diario combinado y libro mayor.
Los libros sociales: registro de asociados, actas de los cuerpos directivos y asistencia a las asambleas.

LIBROS SOCIALES.
Las cooperativas están obligadas a utilizar los siguientes libros sociales:
Registro de Asociados.
Actas de Asambleas.
Actas de la Junta de Directores.
Actas de la Junta de Vigilancia.
Actas del Comité de Crédito.
Actas del Comité de Educación.
Asistencia a Asamblea.
Deberán utilizar Libros Records, con páginas numeradas.

LIBRO DE REGISTRO DE ASOCIADOS.
Este libro tiene por objetivo determinar quienes son los asociados de la cooperativa y se registran en el mismo los siguientes datos de cada uno de los asociados.
Número del asociado
Fecha de ingreso.
Nombre completo del asociado
Firma legal
Número de Cédula.
Dirección
Observación.


LIBRO DE ACTA DE ASAMBLEA
Este libro se deben registrar las actas de las asambleas (ordinarias y extraordinarias), las cuales deben ser escritas en forma limpia, clara, manteniendo la secuencia numérica.


ACTA DE ASAMBLEA ORDINARIA Nº 1

Siendo las 9:00 a. m., del sábado 3 de marzo de 2006, se dio inicio a la 1 Asamblea de

ordinaria de la Cooperativa COAPROF R. L. celebrada en el Salón de reuniones de Asoprof en

la Ciudad de Panamá.



Verificación del Quórum

(Detalle)…………………………………………………………………………………………….

Discusión y Aprobación del Orden del Día.

Anote el orden del día.

Detalle las observaciones si hubiesen y los resultados de la votación especificando

El número de votos a favor y votos en contra.

Continué desarrollando cada uno de los puntos del orden del día, haciendo un extracto

De los aspectos más relevantes, anota las consideraciones, mociones y modificaciones

Las hubiesen y los resultados de las votaciones.



Concluya el acta anotando la hora en que finalizo el evento.



El acta debe ir firmada por el Presidente y Secretario de la Junta de Directores.









LIBRO DE ASISTENCIA A ASAMBLEA


ASAMBLEA ORDINARIA Nº ____

Celebrada el 3 de marzo de 2006

NOMBRE
FIRMA
CÉDULA

LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA DE DIRECTORES
En este libro reposa la constancia de la gestión realizada por este organismo.
Se utilizará para registrar las deliberaciones de la Junta. Las actas deben estar presentadas en forma clara, concisa, manteniendo la secuencia numérica.

LIBRO DE LA JUNTA DE VIGILANCIA
Se utilizará para registrar las deliberaciones de la Junta y los detalles de las actividades de fiscalización que realicen. Las actas deben estar presentadas en forma clara, concisa, manteniendo la secuencia numérica.

LIBRO DE EDUCACIÓN:
Este Comité deberá plasmar el desarrollo de su labor a través de las actas que registraran el mismo, las cuales deberán ser escritas en forma clara, concisa y limpia, manteniendo una secuencia numérica.


ACTA ORDINARIA Nº ____

Siendo las 9:00 a. m., del sábado 3 de marzo de 2006, se dio inicio a la reunión

(ordinaria o extraordinaria) de la Junta o Comité ________________________

Con la participación de los siguientes directores

Presidente ……………………….

Vicepresidente …………………..

Secretario …………………………..

Tesorero -----------------------------

Vocal ……………………………..

(Los directores que asistan y anotar la excusa enviadas por los directores ausentes).

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación del Quórum.

2. Aprobación del Orden del Día.

3. Lectura y Aprobación del Acta Anterior.

4. Lectura de correspondencia.

5. Análisis de informe de gerencia.

( Continuar anotando todos los demás puntos a tratar).

Detalle las observaciones si hubieran y los resultados de la votación especificando

Número de votos a favor y votos en contra.

Desarrollo de la Sesión.

En el mismo orden desarrolle cada uno de los puntos tratados, haciendo un extracto

De los aspectos más relevantes y los resultados de las votaciones.



Concluya el acta anotando la hora en que finalizó el evento.



El acta debe ir firmada por el Presidente y Secretario de la Junta.


LIBRO DE ACTAS DEL COMITÉ DE CRÉDITO
En caso de las cooperativas de ahorro y crédito, o aquellas que contemplen este servicio por mandato de sus estatutos, es indispensable y sumamente importante la existencia de este libro.

En el mismo se anotará todas las deliberaciones concernientes al tratamiento de que se les da las solicitudes de préstamos realizados por los asociados, donde constarán los siguientes datos:

Número de solicitud.
Nombre de prestatario.
Tipo de préstamo.
Monto del préstamo.
Propósito de los préstamos.
Condiciones.

En las actas deberán constar la aprobación. Negación o aplicación de éstos. De igual forma se deberán registrar los préstamos aprobados por la gerencia y ratificados por este Comité.



YO SOY LO QUE QUIERO SER
“RECUERDA QUE DENTRO DE TI HAY UNA FUERZA QUE TODO PUEDE HACERLO, CONOCIÉNDOTE A TI MISMO SERÁS LIBRE Y FUERTE Y DEJARÁS DE SER UN TITERE DE LAS CIRCUNSTANCIAS, POR TÚ MISMO ERES LA VIDA Y NADIE PUEDE SUSTITUIRSE EN LA CONSTRUCCIÓN DE TU PROPIO DESTINO”